Chi indente costituire un'Unione civile deve darne comunicazione all'Ufficiale dello Stato Civile di un Comune a propria scelta. L'Ufficiale dello Stato civile comunicherà immediatamente la data in cui entrambi le parti potranno sottoscrivere il processo verbale di richiesta di Unione civile, che dovrà essere sottoscritta contemporaneamente e congiuntamente da entrambi le parti.
La richiesta di costituzione dell'Unione civile può essere fatta anche da persona che ne ha avuto speciale incarico (procura speciale) delle parti.
Nell'istanza deve essere indicata la scelta del regime patrimoniale della coppia (separazione o unione dei beni), e se si opta per un cognome comune; entrambe tali indicazioni dovranno essere riportate sull'atto di costituzione dell'unione civile.
Ricevuta la richiesta di costituzione dell'Unione civile, l'Ufficiale dello Stato civile redige un processo verbale che verrà sottoscritto dai richiedenti e dall'ufficiale dello stato civile.
I controlli
L'Ufficiale dello stato civile deve verificare l'esattezza delle dichiarazioni ricevute e può acquisire d'ufficio eventuali documenti che ritenga necessari per provare l'inesistenza di impedimenti alla costituzione dell'Unione civile. Tali verifiche devono essere effettuate entro 30 giorni dalla redazione del processo verbale. Della conclusione dei controlli l’ufficiale dello Stato civile deve dare formale comunicazione agli interessati.
Il nulla osta per i cittadini stranieri
Il cittadino straniero deve presentare il nulla osta all’unione civile rilasciato dall'autorità straniera competente (Consolato straniero in Italia). Il nulla osta dovrà fare esplicito riferimento all’Unione tra persone dello stesso sesso. L’eventuale impedimento alla costituzione di un’unione tra persone dello stesso sesso attestato dall’autorità straniera non è causa di impedimento alla costituzione dell’Unione civile.
Costituzione dell'unione civile
L'unione civile deve essere costituita entro 180 giorni dalla conclusione delle verifiche delle dichiarazioni ricevute.
L'Unione civile è costituita, nel giorno prescelto, alla presenza di due testimoni e davanti all'Ufficiale dello stato civile.
La celebrazione avviene nella Casa Comunale in una sala aperta al pubblico alla presenza di due testimoni (uno per parte, che dovranno essere comunicati anticipatamente all'Ufficiale dello Stato civile).
Qualora gli interessati, o anche uno solo di essi, non comparissero senza giustificato motivo nel giorno e nell'ora fissati per la dichiarazione, tutto il procedimento verrà annullato e non potrà procedersi con la dichiarazione se non iniziando un nuovo procedimento.